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  总结意见的:“总之,我建议您……” (来源:英语杂志 http://www.EnglishCN.com)

  采取措施的:“因此,请采取下列措施……”

  提出要求的:“于是,我的客户要求您立即停止并终止……”

  一般性结尾:“如有任何问题,请给我来电。”

  玩点文字游戏

  为什么律师们经常要花很长的时间来书写信函呢?答案是我们总是喜欢玩点文字游戏。我们一而再,再而三地书写、重写,推敲、删除、剪贴文字,直到我们满意为止,这也许就是法律写作的艺术,也有点像画家毕家索,在一块油画布上一遍又一遍地画着相同的油画,然后到另一块油画布上画这幅画,再到第三块油画布上画这幅画……直到他满意为止,当然,不可能总是百分之百地满意,只要作品好得能够向外公布即可。所以说,写作也是一门艺术。说回来,这也就是为什么那文字处理软件在律师行里要比其他行业里卖得好的原因。下面我们来谈一谈一些文字处理技巧。

  用短句子撰写。短句子比长句子更让人容易理解。“那些简短的、干净利落的句子更容易让非专业人士接受。”这是已故阿尔弗高德·汤普森·丹宁爵士在为美联社描述写作方式时所说的一句话。阿尔弗高德·汤普森·丹宁爵士在1999年3月去逝,享年100岁,是英国在位时间最长的上诉法官之一。当然,阿尔弗高德·汤普森·丹宁爵士在撰写上诉意见时用的文字规则同样也适用于律师们发给非专业人士的律师函。

  在信函中可以使用专业术语,但要对其进行解释。我们总是听到律师们说太多的专业术语,有时候他们也是没有办法,因为说明某些概念需要用专业术语。比如:nunc pro tunc(意思是事后补正,令人兴奋的是这个术语可以用来准确地描述出法院拥有的一种专有的权力,即法院可以在事后补发一个有效的命令)和per stirpes(意思是指按家系继承,也指一种从被继承人那里接受遗产的方式)。

  每个行业都有它的专业术语,这并不是一件坏事情。专业术语不仅是我们身份的象征,而且还是一种速记简写的工具。其实,专业人士使用专业术语是再正常不过了,比如,我的医生如果不用专业术语来描述我的身体状况,我甚至会怀疑我是否找到了一个好的医学专家。一个好的专业人士不但要会使用专业术语,还应该将这些专业术语解释给非专业人士。因此,要显示您的专业技能,就要在需要的时候使用专业术语并解释它们。

  除非是为了进一步说清或是强调某个要点,否则就不要重复陈述相同的内容。将一件事情重复地说多次反而会让人觉得模棱两可;所以在多数情况下,如果不想弄得含糊不请,就不要将一件事情重复地再说一次。

  要解释一个比较难的概念,尝试着从三个方面下手。对解释一个比较难的概念来说,重复一次还是有帮助的。当然,如果您每次解释都从不同的角度、用不同的方法、提出不同的观点,那会让人对这个概念理解得越来越清晰。

  用主动语态而不用被动语态。主动语态招人喜欢,被动语态惹人讨厌。主动语态的句子精练、有效,意思也更明了。

  使用修饰语时要小心。当您将一个修饰语(如“活动的”)放在一组名语(如“白蚁和有机体”)之前时,一定要弄请这个修饰语是修饰两个名词还是仅仅修饰第一个名词。如果修饰两个名词,那就用排比结构,即在两个名词前都放上该修饰语;如果只修饰一个名词,那就在该名词的前面加上修饰语并将它们一起放的这组名词的最后。

  写数字时要大小写并用,比如:十(10)。这样做能减少出错的机会。据美联社1999年6月18日的报道,一个逗号放错了地方让洛克希德马丁(Lockheed Martin)公司损失了七千万美元:“在一个标的为美国宇航集团的”大力神“C-130J型军用运输机的国际合同中,有一个针对通货膨胀而调整销售价格的方程式,但不幸的是,一个逗号被弄成了小数点……”其实,如果当初写数字时能大小写并用,这个不幸就可以避免了。

  使用“包括”(including)时就要考虑在后面加上“但不限于”(but not limited to)。除非您想列出所有的包括项,否则您最好让人知道您仅仅是举个例子。

  不要自己造词。法律信函的写作不是创造性的写作,它的目的既不是为了分析一个意思的细微差别,也不是为了引起读者的沉思或争论。法律写作就是要清晰、直接、简洁。所以,还是使用常用的词语、常用的表达法为妙。

  用词一致。如果您在信函中说明一个销售合同的标的时用“货物”,那么在整个信函中都应该用这个词来表达这个意思,千万不要一会儿用“货物”,一会又用“产品”。是的,保持用词的一致性比避免重复更重要。

  保持文法和标点符号的一致性。不要过份依赖文法。您在学校学的那些文法规则并不是放之四海而皆准的。信函的读者们学到的文法规则可能和您学到的不同,但不管他们学到的是什么文法规则,只要信函清晰明了,他们就能理解。

  保持文法一致。要特别注意下面这些情况:在哪里放后缀的双引号,在年份,州名之后是否应该加上逗号,等等类似的细节。有好多文法规则可以供选择,原则是应在信函的全文中保持文法的一致性。

  定义一个词语时要用大写字母并用引号引用起来。带大写字母的词语意味着它在文中有特别的意思。下面有一个定义概念的样本条款:

  “在本文中,”货物“是指根据合同______同意向_____购买的货物。”

  第一次使用特定的词语时就要定义它。如果在信函的开头或在长信的末尾没有专门的一部分来解释这些概念,那在第一次使用特定的词语时就要定义它。这样做能让读者更容易理解信函。

  不要用那些垃圾词语和华丽的词藻。您应该还记得在小学简化分数时用到的“最小公分母”定律吧。好的写作定律也和这类似。将最小公分母定律用在写作上,就能让每个读者理解起来非常容易。还是去掉那些垃圾词语、删除那些华丽的词藻吧。

  要坦诚,要直接。在法律信函的写作中拐弯抹角是没有意义的。想说就直说,如果您的读者疑惑您究竟说了些什么,那么信函发出后随之而来的不是讯速的行动而是无尽的想象。

 
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